민원서식은 국민과 정부 간의 가장 기본적인 의사소통 수단이지만, 복잡한 서식, 어려운 용어, 유사 기재 항목의 산발적 배열 등으로 국민이 이해하기가 어렵고 작성하기에 불편했다.
행안부는 서식개선 작업을 위해 3월부터 디자인 전문가, 일반 국민, 공무원 등으로 서식개선 TF를 구성하고, 우선적으로 주민등록 등·초본 발급신청서 등 많이 쓰는 민원신청서식 40종을 개선했다.
시각디자인 전문가인 홍익대 김현석 교수와 한양대 송민정 교수는 서식의 전반적인 개선방향과 아이디어를 제시, 행안부 주부 모니터단에서 활동하고 있는 자문위원들은 구체적인 항목들을 지적해가며 개선사항을 도출했으며, 법제처와 국립국어원도 참여해 전문용어를 쉬운 우리말로 순화했다.
이번에 개선된 서식은 주민등록, 자동차, 주택, 지방세 등 국민들의 일상생활과 밀접한 40여종이다. 이 40종의 서식이 사용된 건수가 지난해 한 해 동안 무려 3억 7천만건으로 이는 1년 동안 처리된 전체 민원양의 59%에 해당한다.
주요 개선내용은 다음과 같다.
-국민의 입장에서 이해와 작성이 쉽도록 유사한 항목 재배열, 기재공간 확장, 민원인과 공무원 기재란을 음영표시로 구분
-국내 체류 외국인 및 다문화 가정 증가에 맞추어, 외국인들이 많이 사용하는 체류기간 연장허가 신청 등 5종의 민원서식에 대해서는 5개 외국어로 병기
※ 5개 외국어 : 중국어, 영어, 베트남어, 일본어, 태국어
-디자인 개념을 도입해 시각적으로 답답하게 느껴지는 표의 옆선 생략, 표 내부의 상·하 구분선 정렬, 유의사항 및 작성안내 등은 서식 하단 또는 뒷면에 배치
-민원담당 공무원의 입장에서 효율적 업무수행이 가능하도록 접수번호·일자 등의 민원처리 정보를 서식 상단에 배치
국민들은 입법예고와 법령개정이 모두 끝나는 7월부터 개선된 민원신청서식을 사용할 수 있게 된다. 입법예고 기간 동안에는 전국 3,826개 읍·면·동 등 민원 현장에서 국민을 상대로 한 의견수렴과 홍보가 진행된다.
특히 5월 26일부터 5월 30일까지 5일간 광화문 정부중앙청사 로비, 서울역 대합실, 종로구청 민원실 등 세 곳에서 민원신청서식 개선 전·후를 비교하는 전시물이 게시된다.
행안부는 금년말까지 250개의 민원신청서식을 포함하여 1,000여개의 행정서식을 개정 기준에 따라 추가로 개선하고, 민원온라인시스템도 개선서식을 적용하도록 할 계획이다.
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